如何在Excel中插入PDF文件？分步教程

近期有些网友想要了解如何在Excel中插入PDF文件的相关情况，小编通过整理给您分析，根据自身经验分享分步教程有关知识。

在办公场景中，将PDF文件嵌入Excel表格能有效提升文档的信息整合能力，无论是财务报告需要附加原始凭证，还是项目计划需补充合同条款，掌握这一技能可让数据呈现更完整，以下提供四种实用方法，适配不同版本的Excel软件及使用需求。

方法一：通过【插入对象】直接嵌入PDF

1、打开目标Excel文件，点击菜单栏的【插入】选项卡

2、在右侧功能区找到【文本】组，选择【对象】按钮（图标通常为两个重叠的方框）

3、在弹出的对话框中，勾选【由文件创建】选项

4、点击【浏览】按钮，从本地文件夹中选择需插入的PDF文件

5、关键选项说明：

显示为图标：勾选后PDF以自定义图标形式呈现，双击可打开查看

链接到文件：勾选此项时，Excel会同步更新PDF修改内容，但原文件路径不可更改

6、点击【确定】完成嵌入

优势：嵌入的PDF与Excel文件融为一体，拷贝表格时不丢失附件

注意点：若需分享文件，务必确认接收方的PDF阅读器兼容性

方法二：使用超链接关联PDF（推荐跨平台使用）

1、在Excel单元格输入提示文字，点击查看年度审计报告”

2、右键选中文字，选择【超链接】（或使用快捷键Ctrl+K）

3、在地址栏点击【当前文件夹】选择PDF文件，或粘贴已上传至云端的PDF链接

4、勾选【屏幕提示】设置悬浮说明文字，提升用户体验

适用场景：

- 需控制Excel文件体积时

- PDF需要频繁更新且多用户协同编辑

方法三：转换为图片插入（适配老旧版本Excel）

1、使用Adobe Acrobat或其他PDF工具打开文档

2、截取所需页面或区域，另存为PNG/JPG格式图片

3、在Excel中点击【插入】-【图片】，调整大小与位置

技术细节：

- 分辨率建议不低于150dpi，避免打印模糊

- 可在图片格式设置中启用【锁定纵横比】，防止拉伸变形

方法四：利用Power Query导入数据（高级数据处理）

1、Excel 2016及以上版本中，点击【数据】-【获取数据】

2、选择【从文件】-【从PDF】导入

3、勾选需导入的表格数据，通过【转换数据】进行清洗

4、加载到Excel后，可设置自动刷新连接

核心价值：

- 直接从PDF提取结构化数据，避免手动录入错误

- 支持定期更新PDF数据源，实现动态报表

操作风险规避指南

1、文件体积控制：嵌入PDF会使Excel文件显著增大，超过20MB时建议改用超链接

2、版本兼容性测试：

- Office 2007及更早版本可能无法正常显示嵌入内容

- WPS Office用户需安装PDF插件支持

3、安全防护：重要文档建议在嵌入前添加PDF密码，防止数据泄露

从实际办公效率角度，推荐优先使用【插入对象】的图标显示模式，这种方式既保持文件完整性，又避免因直接显示内容打乱表格布局，对于需要频繁更新的共享文档，超链接方案能有效降低版本冲突概率，掌握多种插入方法后，完全可以根据项目需求灵活组合使用，例如在数据分析表嵌入PDF源文件的同时，用超链接关联补充说明文档。

数据安全方面，建议定期检查嵌入文件的访问权限，若发现表格响应速度变慢，可通过【文件】-【信息】-【优化兼容性】功能进行性能调整，需要注意的是，部分企业内网环境可能限制ActiveX控件运行，此时转换为图片是最稳妥的解决方案。