正式的报价单怎么做(公司正规电子版报价表模板)

报价单一直是让众多外贸人头疼的东西，很多外贸人的订单都是丢在了报价环节上，常常是业务员精心做好了报价单发给了客户，满心期待着订单的到来，结果客户在收到报价单后直接“失联”，前期的努力全部白费。

相信问题出在哪里已经不言而喻，那就是报价单出了问题。要知道，报价单可不仅仅只是给客户提供一个产品价格那么简单。销冠之所以能够成为销冠，一定少不了报价单的帮助。今天我们就来看看销冠是怎么做报价单的。

一、报价单的作用

想要做出一份好的报价单，首先需要搞明白报价单的功能，然后外贸人才能从功能出发，有目的地完成报价单的优化。

根据销冠分享经验和国外客户的要求，好的报价单有如下功能和作用：

1.提供详细、规范的产品信息

专业的报价单绝对不仅仅是在邮件里提供商品报价这么简单，还应该将产品的图片、型号、尺寸、包装、付款方式等等均在报价单中体现。产品的信息应当细致全面、一目了然，如此才能对客户有吸引力。

2.方便客户统计和汇总资料

客户会对来自不同供应商的报价单进行比较筛选并选择入围的目标对象，并将结果递交给决策人。如果你的报价单格式标准，同时能够下载后直接使用，那么被选中并且被传阅的概率会大大提高。

3.方便客户归档，作为备忘再次使用

报价单不一定在第一轮采购中获得青睐，因为可能有对客户而言更合适生产商。但这并不代表你就失去了机会，如果你的报价单被客户选中并归档成为备忘的目标，那么你可能在接下来的采购中成为客户联系的对象。所以不仅要看眼前，还要考虑到报价单未来的成单机会。

二、报价单的内容和形式

说完报价单的作用，接下来就要进入到报价单的制作过程了。这里要明确一点，就是任何好的报价单都是从内容和形式上的俱佳。所以大家在制作报价单时同样要两方兼顾，报价单内容要够好，形式同样要符合客户要求。

1.内容：关键信息明确，产品优势突出

首先，报价单的关键信息要明确。

邮件正文里写上总报价、产品优势等关键内容。报价单开头标明To 某客户，后面加上报价单制作时间和有效期。报价单抬头加入公司logo、名称、电话、传真、邮箱及公司的slogan，用来提升企业形象、展现专业度。

制作报价表格要将每一部分的价格标注清楚，包括产品型号、参数尺寸、品牌、质保年限等等。以及最重要的总价和付款方式！此外，可以提供产品摆放装箱示意，告知客户需要几个集装箱。

其次，客户意向产品的优势要突出。

如果允许，外贸人可以在报价单的第一部分做公司简介，突出优势。带水印的产品认证图，公司办公室、工厂和车间的实景图都可以放上。

最后，提供至少两种格式的报价单。

第一种为 Word 文档，这是供客户修改使用的。第二种为 PDF 版本。PDF版比较正规，是标准的文书。第三种是图片。无论什么文件格式，都要保证客户拿到手可以直接打印使用！

2.形式：四种形式择优选择

报价单常用的形式一共4种：图片式、对比式、分析式和分割式。

图片式就是将产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容都放在一起，让客户在看到产品图片时也同时看到价格。对比式是指将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比，给客户以多样的选择。分析式是指通过产品的市场分析进行报价。分割式是指将产品的各原料的价格和组成部分的价格写清楚，让客户一目了然。

三、报价的原则

如果说报价单在内容与形式上都不存在问题，产品也完美符合客户的需求，但是客户还是在收到报价单后“失联”了，那就需要考虑是不是业务员给出的报价不尽如人意了。

事实上，制定产品价格同样是一个技术活，如何在报价时既保证公司的利润又完美切中客户的心理接受价格是外贸人都需要考虑的。

多数情况下，外贸报价的尺度非常灵活，特别是那些利润空间比较大的产品，如日用消费品、工艺品等，而不分析市场和客户情况而固守一个价位的报价往往会丧失很多成交机会。

业务员在报价前可以利用格兰德找客户调取一份指定商品的采购商报告查看市场形势，并根据报告中提供的进出口贸易记录来分析采购量与价格的关系，再结合自己客户的采购量来进行合理化定价。

同时外贸人可以利用格兰德查全球深度了解客户的真实信息、所处行业和采购需求，据此优化报价单的内容。做到一份报价单服务一个客户，让客户感受到个性化的服务，从而多方面的打动客户。

总的来说，报价单是一个业务员水平的综合体现，它不仅考验业务员的客户跟进能力，更考验业务员对客户的理解和对产品的认知。毕竟报价单做得好，下一步就应该直接进入签单阶段了，所以这几乎是一个关卡，外贸人必须要认真对待。