桌面文件布局怎么弄(电脑桌面保持简洁的技巧)

在一次毕业生入职培训中,有人问我:参加工作后,首先要养成的第一个习惯是什么?

我当时不假思索地回答:保持电脑桌面整洁。

多年后,当我再次被问到同样的问题,回答依然不变。

有的人,电脑开机后,满屏的图标和文件,密密麻麻。

有的人,电脑桌面爽心悦目、干干净净,还未开工,便迎来好心情。

谁好谁不好,答案不言自明。

此前,我们分享了整理实体空间以及清理手机的方法,对于以电脑为代表的虚拟空间,我们也有方法科学整理。

一、文档的处理

1、是去是留

对于电脑中成千上万的文档,首先要判断的是去留问题。

文档是去是留,按照使用频率,可以分为三种:删、用、留

对于自己不需要、不符合当前身份、用起来不舒服的资料或信息,我们要果断删除。

对于半年内用不上的资料,大概率一辈子都用不上,建议同样删除。

那些暂时用不上,但半年内会使用的,则可以予以暂时保留。

剩下的10%,则是我们随时用得上,也就是常用的,予以留用。

2、处理顺序

对于留存使用的信息,我们按照“先分类、再打标”的顺序进行处理,以便能够井然有序、随时取用。

厨房物品分类举例

商旅物品分类填装后打标

3、培养习惯

对物品和信息养成“及时打标”的习惯很重要——这不仅仅是一种习惯,更是一种意识,同时,它还具备方便查找,同时防丢失的功能。

日用品单独打标

二、电脑文档处理

在此前文章《事件安排:让工作有条不紊的秘诀》里,我们分享了收件箱的使用。

工作中,各类文档的处理,同样可以借用收件箱的概念。

电脑不能成为文件资料的堆集点,对于其中的文档,我们一般可以分为四类:

第一类叫工作流,可以分为项目资料和非项目资料,是当前正在处理的文档,尚未输出成品(终稿);

第二类叫参考资料,是为了完成某一项目或课题,收集汇总的相关参考信息,属于“打辅助”角色,这类资料也可以分为专用资料和一般资料;

第三类称之为历史归档,属于已经完整封装并输出的终稿,可以按照年份和类别进行编码并归档;

除此之外的文档,基本属于临时文档,一律扔进垃圾箱。

三、文档存放

1、桌面

工作中,很多同学在下载或接收文档后,为了图方便,习惯于直接扔到桌面,于是,桌面很快就被铺满。

为了让每天都要见面的桌面保持清爽整洁,我们具体建议如下:

1) 桌面不放置文档

只允许设置一个“暂存文件夹”(收件箱)用于临时存放——其停留时长,一般不超过一个番茄钟(25分钟)。

当我们接收文件后,要进行快速预览,如果不是马上要处理或删除的,则要立刻分类放置。

2) 只保留最高频软件的快捷方式

为了方便调用,桌面上只保留超高频软件的快捷方式,且软件的数量不超过屏幕的1/3;

什么是超高频?——工作日内,最长不超过两天就会打开使用的应用,比如微信、幕布、坚果云。

3) 增加桌面辅助工具

对于windows系统,可以安装桌面助理等软件帮助管理桌面,在实现一键整理桌面的同时还能方便搜索、截图……

2、硬盘

对于windows电脑,我们一般习惯把文档放到不同的硬盘。经过多年的使用,大家基本都有了约定俗成的分区习惯:

C盘:对应系统盘

D盘:应用程序

E盘:工作台

F盘:个人学习、娱乐等等

苹果系统和windows系统不一样,不再依赖硬盘的C、D、E分区,在使用上更加方便。

3、万物入云

按照最新的工作和协作思路,伴随着5G等基础设施的普及完善,我们逐渐可以摆脱对传统物理硬盘储存的依赖。

在网速有保证的情况下,通过坚果云、百度网盘、微盘等工具,文档能够及时如入云,以便获得更大容量、更持久的存储空间,同时方便在不同的移动终端中随时切换调用。

文档储存场所一旦选定,就要及时放入对应的文件夹。在这之前,我们要对文件夹提前做好分类。

四、文件夹分类

对于文件夹,一般而言我们可以将使用频率和自身类别相结合进行分类。

比如,对于印象笔记,下载之后就可以进行初始分类:

这是典型的结合了使用频率、用途和使用对象进行的文件夹分类方式。

此外,对于手机相册这种超高频的应用,我们不建议使用原生态的相册进行管理和浏览查询,而是推荐第三方软件进行高效操作。

这里,我们分享一个理念:iPad和手机只用于浏览和查询图片,而非管理和操作图片。图片的操作分类,需要通过笔记本进行。

对于苹果生态的用户,我们强烈推荐在手机上用HashPhotos来浏览图片,而对于windows电脑+安卓手机的用户,则推荐用百度开发的“一刻相册”来管理和浏览图片。

此外,强烈建议选择同一品牌生态下的配套设备,俗称“全家桶”,以实现多端同步。

五、文档命名

文件夹做好分类后,接下来就要对放入里面的文档进行及时编码命名。

1、常规文档命名

以电脑为例:对于桌面快捷方式的编码,我们可以按照数字顺序简单进行,方便一键整理排序。

对于其他文档的编码,比如工作中高频使用的Office三件套文档(word、ppt、excel),则可以按如下方式命名:

序号+类别+加文件名+加日期+加修改人+(地点、如有需要)+版本

每一个版本如有迭代,就增加0.1代,如果有大迭代那就增加1代,如:

01-汇报2022年Q1工作总结220304@王大锤@广州V2.1

12-培训2019年集团新干部领导力培训190302@王大锤V3.0

这样的编码格式,看着复杂,然而一旦熟悉,查找和管理上会非常方便,俗称:一次操作,终生躺赢

2、爷孙套娃式命名

在国外某些国家,就会使用这种姓名沿袭制。

简单描述,就是孙子的名字包含了爷爷和爸爸的名字,爸爸的名字包含了爷爷的名字。

这种命名方式常用于印象笔记和各类相册应用,会非常方便文档搜索,实现“一搜全有、一览无遗”。具体格式为:

最上级文件夹:爷爷名

次级文件夹:爷爷名父亲名

具体文档:爷爷名父亲名自己名

比如,印象笔记里建立一个爷文件夹,命名为“2019年克罗地亚出差”,然后依次层级结构为:

这种“连根拔起”式的文件夹和文件命名方式,以方便在搜索时候快速找出所有同级相关,以及上级根目录文档。

同理,如果一个文件夹里有不同类型文件,也可以用套娃式命名法:

先取舍、后分类,再打标命名,你的无形资料也将和有型物品一样井然有序,清爽怡人!

接下来,我们将开始解锁打标技巧和信息、人脉整理术,继续笔耕不辍,家底和盘托出。

发布于 2023-04-17 19:32:48
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